Содержание

Форма протокола совещания образец

Протокол совещания

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

  • номер документа;
  • дата создания;
  • наименование организации;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
  • список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
  • данные по председателю совещания и секретаря;
  • повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
  • факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
  • результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Оформление протокола совещания, рекомендации и образец

Несмотря на форму собственности в организационных структурах, как правило, проводятся совещания, и они действительно необходимы и эффективны. Целью проведения таких совещаний является обсуждение вопросов, возникаемых в производственной деятельности, а также постановка стратегических задач, направленных на выполнение плана.

Как проводить совещание

Совещание в организации

О порядке проведения совещания:

  1. Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
  2. Участкам в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
  3. Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.
  4. Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком. Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.

Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.

Основные моменты по ведению протокола

При ведении протокола следует знать, что:

  1. Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
  2. Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
  3. Только общий смысл можно записывать в документе.
  4. Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

  1. Темы обсуждения.
  2. Вопросы, обсуждаемые на заседании.
  3. Решения, принимаемые комиссионно.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

Читать еще:  Форма приглашения депутата на конференцию

Оформление протокола совещания при директоре

Совещание при директоре протоколируется

В современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний. Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.

Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе. Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары. Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.

Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы. Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.

В протоколе должны отражаться следующие сведения:

  1. Номер по порядку и дата проведения собрания.
  2. Полное наименование организационной структуры.
  3. Каков вид документа о проведении собрания.
  4. Указать какое мероприятие проводится.
  5. Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
  6. Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
  7. Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
  8. Результаты голосования отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.

Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.

Протокол о проведении совещания при главе администрации

Протокол рабочего совещания при главе администрации должен иметь установленную форму, утвержденную инструкцией по делопроизводству.

Заполнение производится в следующем порядке:

  1. По центру прописывается «Протокол совещания при главе администрации данного района…». Немного отступив, слева указывается дата проведения, а направо – место, где проводится собрание.
  2. После списком нужно указать фамилии и инициалы всех присутствующих лиц, и их должности полностью.
  3. Какой вопрос рассматривается, следует кратко и лаконично изложить.
  4. Перечислить, кто являлся слушателями.
  5. После заслушивания проблемы или информации о чем-либо требуется принимать решение. Все также коротко прописывается.
  6. После описывается решение, принятое на заседании, их может быть несколько, а может быть одно, это зависит от количества рассматриваемых вопросов.
  7. В конце протокола необходимо указать должностью должности главы администрации и иного должностного лица, занимавшего также немаловажное место в проведении собрания.

При описании вынесенных решений необходимо использовать такие глаголы как: отметить, принять, рассмотреть, акцентировать, консолидировать и иные, желательно, чтобы они находились в начале предложения. Также нужно указать сроки решения поставленных задач.

О заполнении протокола совещания при учреждении

Протокол совещания при учреждении необходимо уметь грамотно и качественно заполнять, дело в том, что такие документы требуют особой тщательности. Для этого следует разработать инструкцию по делопроизводству, в которой собственно и отразить все нюансы.

  1. Изначально, по центру пишется: «Протокол» с изложением его тематики.
  2. Далее дата и место проведения.
  3. Должности и фамилии присутствующих и приглашенных на совещание.
  4. Какие вопросы рассматриваются, и кто является докладчиком.
  5. Решения по изложенным вопросам также расписываются кратко и лаконично.
  6. Подписи председателя совещания и секретаря проставляются внизу.

Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:

Если требуется провести оперативное совещание

Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

  1. Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
  2. Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
  3. Тематика совещаний примерно одна и та же.
  4. Выступающие все, кто приходит на совещание.
  5. Продолжительность поведения оперативки небольшая.
  6. Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

О хранении протокола

Протоколы совещания хранятся 3-5 лет

Как осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести. Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры. Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:

  1. Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.
  2. Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.

По истечении срока хранения выполняются следующие действия:

  1. Создается комиссия по оценке актуальности протокола.
  2. Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.
  3. Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.
  4. Акт по уничтожению должен храниться постоянно.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Протокол совещания

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

Содержание документа

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2019

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Читать еще:  Реконс рукция домов на дачных участках как оформляется

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Протокол совещания — образец

Деловые переговоры, беседы, собрания, дискуссии – все это виды совещательной деятельности организации, которые позволяют достичь результата, направленного на развитие. Во время совещания ведется документирование его хода, определяются ответственные по ведению протокола, его оформлению и назначаются сроки хранения. Чтобы все данные были оформлены верно, ответственный сотрудник использует образец формы протокола совещания.

Когда нужно составлять протокол совещания

Разнообразие целей и задач, стоящих перед сотрудниками предприятия, определяет сроки проведения совещаний, их периодичность и состав заседающих. Чаще всего они касаются:

  • решения текущих проблем;
  • стратегического планирования деятельности;
  • своевременного реагирования на кризисные ситуации и поиска путей выхода из них;
  • способов распределения доходной части;
  • решений по инвестициям;
  • кадровых вопросов и пр.

Решение о протоколировании того или иного заседания принимается непосредственно руководством предприятия или организации. Если принимается решение о том, чтобы вести протокол, образец документа должен присутствовать в списке бумаг делопроизводителя.

Особенности документа

Законодательно образец оформления протокола совещания не определен. Нет единой формы и требований к содержимому документа. Каждая компания вправе создать свой шаблон с использованием бланочной продукции. Более того, каждое подразделение имеет возможность создать форму под свои цели и задачи. Например, сделать образец протокола совещания у руководителя, протоколы общего собрания, производственного совещания, деловой встречи коммерческого отдела и т.д.
Существует два вида фиксации совещаний: краткий и полный протокол. В первом случае — это оперативные данные регулярных совещаний, на которых поднимаются вопросы текущей деятельности предприятия. В таких случаях можно использовать образец протокола оперативного совещания.

Во втором — четкая, последовательная, чаще всего дословная фиксация происходящего в процессе встречи или заседания.

Кто составляет протокол

Ответственный за ведение протокола может назначаться приказом руководства или голосованием непосредственно участниками совещания перед его началом. С учетом специфики занимаемой должности и достаточной подготовки для ведения протокола, обычно эта функция закрепляется за делопроизводителем ОК, секретарем руководителя, архивным работником. Однако, в некоторых случаях, например, когда совещание проходит в закрытом режиме, обязанность ведения протокола может возлагаться на одного из присутствующих, вне зависимости от того, какую должность он занимает.

В случае, когда ответственное за оформление протокола лицо не имеет необходимого опыта, ему предоставляется образец протокола совещания для правильной фиксации событий и корректного составления документа.

Какие данные должны быть в протоколе

Если рассматривать заполненный образец протокола производственного совещания, то можно выделить две основные части: вводную и основную. Вводная должна содержать название предприятия или подразделения, данные председательствующего и секретаря, сведения о присутствующих и приглашенных лицах.
В основную часть протокола вносятся:

  • список рассматриваемых вопросов (повестка дня);
    общий ход обсуждения;
  • текст основного доклада (если таковой предусмотрен);
  • фамилии, должности и тексты выступлений сотрудников;
  • процесс согласования и принятия решений по ходу мероприятия, в т.ч. итоги голосования по каждому из них.

Протокол подписывается председателем (зачастую им выступает руководитель организации) и секретарем совещания. Здесь же в конце документа формируется список приложений, если они рассматривались по ходу обсуждения и влияли на принятие решений: упоминается название материалов, количество страниц, отмечается, прилагаются ли к основному документу оригиналы или их копии. Это может быть акт, справка, заключение комиссии и пр.

Как составить протокол: образцы

В интернете можно найти и скачать образец протокола совещания в формате Word, PDF или ТХТ и использовать его для разработки собственного бланка.

В кратком протоколе достаточно перечислить всех, кто взял слово в формате «ФИО, должность» и тезисами изложить суть вопроса.
Что касается полных протоколов, то помимо стандартной вводной части формы — шапки, основная состоит из отдельных блоков, включающих пункты:

  • заслушаны: ФИО, должность, тема выступления;
  • докладывали;
  • постановили (решили).

Чтобы понять, как правильно вести протокол, можно найти не только форму бланка, но и примеры его заполнения. Нельзя не упомянуть и о том, что многие предприятия используют в качестве протокола совещаний аудио- и видеофиксацию.

Правила хранения документа

Образец протокола рабочего совещания может находиться у делопроизводителя или в канцелярии, а вот документы, оформленные должным образом, согласно действующим нормам, должны храниться в организации постоянно. Эта норма касается протоколов:

  • советов, дирекции, правления, т.е. коллегиальных органов;
  • научных и методических органов, экспертных и консультативных структур (комитеты, комиссии, советы);
  • совещаний руководителя;
  • заседаний трудовых коллективов;
  • общих собраний акционеров и пайщиков.

Исключение — документы, составленные в процессе совещаний, проводимых структурными подразделениями организации, учреждения, компании или предприятия. Эти бумаги хранятся пять лет.

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Читать еще:  Составить претензию на возврат денежных средств за неоказанные услуги

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

  • кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
  • кто вёл протокол;
  • кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
  • кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
  • какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

к протоколу конференции

трудового коллектива КГПУ

присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ

Секретарь личная подпись И.О. Фамилия

Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.

Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.

1. О выполнении коллективного договора за 2013 год. Доклад ректора Н.И. Петрова

2. О внесении изменений в Устав. Сообщение проректора Т.И. Тихонова.

Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: Слушали – выступили – постановили (решили). Эти слова печатают прописными буквами.

Принимаемые решения коллегиального органа (профкома, президиума) требуют голосования. В этом случае после раздела Постановили указывается:

ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались

Например: форма полного протокола

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Решения, принятые на заседании, доводятся до членов профсоюзной организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов профсоюзной организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и передаются на архивное хранение.

По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:

  1. Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
  2. Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается решением или постановлением.
  3. Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
  4. Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Например: форма краткого протокола

Пример краткого протокола

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 №14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

Постановили:

1.1 Информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года принять к сведению.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

Голосование: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Пример сокращённого протокола

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

Постановили:

1.1 Принять к сведению информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

Голосование: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

В практике часто оформляем выписки из протоколов. Выписка из протокола копирует части текста подлинного протокола. Поэтому содержит все реквизиты заголовочной части протокола и отдельные реквизиты основной части текста протокола: «Слушали» — «Постановили» — «Голосование». Выписку из протокола подписывает секретарь, он составляет завершительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

ВЫПИСКА из ПРОТОКОЛА

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

2.Слушали: Моисееву в.н.

Выступили: Арнольд Е.В., Белова Е.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector