Содержание

Фразы для служебных записок

Фразы для служебных записок

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Фразы для служебных записок». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.

Оформить служебную записку может практически любой работник предприятия, даже сторож или уборщица, если вопрос, который она затрагивает находится в их компетенции.

Как написать служебную записку образец и пример написания

Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

  • о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
  • об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
  • об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
  • о возражении в отношении его действий или намерений;
  • об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
  • о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Давайте рассмотрим на конкретном примере, как пишется служебная записка (образец). В изложенном ниже примере содержится текст служебной записки, который можно взять в качестве образца при написании деловой бумаги.

Этот документ является одним из самых востребованных и распространенных способов взаимодействия между руководящим составом фирмы и работниками. В данной статье мы расскажем, как правильно написать служебную записку и предоставим для ознакомления образец служебной записки.

  • Необходимость в написании служебной записки
  • Оформление служебной записки
  • Как написать служебную записку образец и пример написания
  • Оформление служебной записки в электронном виде

Чтобы знать, как написать служебную записку, необходимо учесть, что такой документ оформляется привычным шрифтом величина букв 14, междустрочный интервал 1,5. Прописными буквами пишется наименование документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА). Располагаться надпись может как посередине, так и около границы левого поля. Дату необходимо писать строго арабскими цифрами, например, 02.01.2013.

Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

Зачастую служебные записки составляются для решения вопросов относительно информационного, материально-технического или хозяйственного обеспечения. Проще говоря, служебной запиской является переписка между несколькими структурными подразделениями. Чаще всего они содержат предложения или просьбы.

Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно – это сказывается на общих показателях.

Если говорить наиболее просто, то СЗ является письменным сообщением. Поэтому, естественно, нередко, на отосланную СЗ, автор получает ответ от своего адресата. То есть, можно говорить об истории СЗ, созданных в связи с решением конкретного вопроса.

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты.

В зависимости от своего смысла, это может быть докладная, объяснительная, аналитическая или пояснительная. Защита. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации.

Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.

Необходимость в написании служебной записки

На практике мы иногда сталкиваемся с таким документом, как служебная записка. Как написать служебную записку и правильно ее оформить?

Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав!

Докладная записка адресуется руководству и касается рабочего процесса или определенных ситуаций в коллективе. Она может представлять выводы и предложения, например, касательно улучшения качества работы. То есть это своего рода коммуникация по вертикали – от работника к руководителю.

Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав!

Понятно, что данный документ является внутренним, то есть циркулирует исключительно в пределах компании.

Как написать служебную записку — образец такой записки, ее пример, а также некоторые рекомендации по составлению мы приведем ниже.

Как составить докладную записку?

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Остановимся на структуре СЗ. Фактически, серьезных отклонений от того изложения, которое предусмотрено в деловом письме, нет. Нельзя не отметить, что записки можно составлять в произвольной форме, но все же некоторые элементы будут оставаться обязательными.

Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке. Довожу до Вашего сведения, что наладчик оборудования И.А. Смирнов отсутствовал на рабочем месте сегодня с начала рабочего дня и до 15 часов 00 минут, нарушив тем самым Правила внутреннего трудового распорядка. Прошу провести служебное расследование по данному факту.

Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения.

Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.

Компания «Крочет Лимитед» имеет честь пригласить Вас на презентацию, посвященную десятилетнему юбилею компании.

В ряде случаев указываются меры, предполагаемые при невыполнении работ в указанный срок. («Напоминаем, что …», «по истечение такого-то срока предложение нашей фирмы теряет силу»).

Если будет выявлен факт изготовления продукции с некоторым браком, то при наличии нескольких жалоб покупателей, руководитель организации имеет право отправить в адрес аттестационной комиссии служебную записку, в которой будут подробно описаны причины несоответствия работника тем требованиям, которые предъявляются к его должности.

Кроме тех, что касаются непосредственно работы: контракты, акты и т.д. существуют служебные записки, докладные, объяснительные, заявления, рапорты и деловые письма. «Довожу до вашего сведения» образец написания документа с такой формулировкой мы и рассмотрим.

Вопрос Деловые письма и служебные записки

Служебная записка — одна из важнейших составляющих любого документооборота, пример ее написания будет подробно рассмотрен в данной статье.

Оно содержит разъяснения или задания к этим документам. Текст такого письма обычно умещается на формате А5 и поэтому не имеет заголовка к тексту. («Высылаем Вам ….»).

Написание СЗ предусматривает соблюдение конкретной иерархии, которая присуща каждой организации. Рассмотрим пример: сотрудник отдела кадров нуждается в информации юрисконсульта. В данном случае в переписку, осуществляемую путем СЗ, будут вовлечены начальники отдела кадров и юридического отдела.

Читать еще:  Правильное заполнение личной карточки работника формы т 2 воинский учет

В нём обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, сроки поставки, качество продукции. Эти письма имеют повышенную правовую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. («Оплату гарантируем…», «Фирма … качество продукции гарантирует»). Это письмо заверяется печатью.

Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью.
Записки готовятся как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, представляются регулярно и сообщают о выполнении заданий, планов, указаний.

В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста. Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях.

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

СЗ – это документ, а потому ей свойственный официально-деловой стиль. Нередко бланк СЗ определен и утвержден инструкцией по делопроизводству. Тогда он имеет конкретную форму, должен иметь следующие реквизиты: наименование организации, указание вида документа (в нашем случае – СЗ), далее идет обозначение кому и от кого, после – тема, номер и дата.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Если предприятие большое, то для решения того или иного вопроса нужно пройти не один уровень согласования. В этом случае служебная записка самый незаменимый документ для обращения к работодателю.

Пишем служебную записку по правилам и образцу

Служебная записка относится к одной из разновидностей внутренних документов компании.

Ее направление от руководителя одного подразделения к другому практикуется достаточно широко, а во время возможных проверок документ является обоснованием определенных обстоятельств и часто запрашивается органами контроля.

С помощью данной статьи мы рассмотрим основные виды служебных записок, наглядно увидим и научимся писать грамотно и без ошибок.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Нормативы регулирования законности документа

Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.

Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года. Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2016 года под №104.

Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.

При оформлении служебной записки нужно учитывать требования к внутренней документации, изложенные в ГОСТ 6.30–2003. Нормативный документ, озаглавленный как «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» предусматривает:

  • наличие заголовка, поясняющего вкратце содержание документа;
  • упоминание о приложении осуществляется с указанием его наименования, количества составивших его листов и количества его экземпляров;
  • правила расположения текста.

Подробнее о том, что такое служебная записка и как ее оформить поГОСТу, читайте тут, а более детально о правилах оформления служебных записок по ГОСТу узнайте в этом материале.

Основные требования

Служебная записка призвана решать оперативные вопросы в сфере управления, при этом в нее включаются лишь те из них, которые не могут быть решены устно. Вторая особенность документа – его содержание может стать обоснованием для принятия важного решения в сфере управления, но может быть исключительно принято к сведению. Служебная записка может быть объяснительного характера или в виде жалобы на сотрудника (более детально о том, как писать служебную записку директору по образцу, а также как правильно оформить объяснительную, читайте тут).

Независимо от вида служебной записки ее реквизитами должны быть:

  • название объекта управления, составившего документ;
  • дата составления;
  • название адресата – объекта, которому документ направляется;
  • его наименование, т. е. фраза «Служебная записка»;
  • порядковый номер согласно внутренней регистрации;
  • упоминание о приложенных дополнениях – если они имеются.

Подпись оформившего служебную записку лица проставляется внизу листа с указанием его должности и расшифровкой личных данных (фамилии, инициалов). Далее можно скачать шаблон служебной записки в формате word.

Какое должно быть содержание?

Требования к бланкам внутренних документов (в т. ч. – и к служебной записке) регламентированы в разделе 4 Государственного стандарта России 6.30-2003, где предусмотрено:

  1. использование листов белой бумаги величиной 210 х 297 (А4) или их половинного размера – А5;
  2. наличие отступов слева (20 мм) и справа (10 мм);
  3. при обозначении даты необходимо использовать арабские цифры или буквенно-цифровое написание.

Оформление служебной записки может производиться на специально разработанном в компании бланке внутреннего документа. При этом расположение заголовочной части может быть как продольным, так и угловым. При изложении очень большого текста необходимо перейти на заполнение другого листа, прописывание текста на обороте не принято.

Содержанием деловой бумаги может быть изложение темы:

  • о приобретении новой техники;
  • о переносе рабочего дня;
  • о премировании (подробнее о нюансах оформления служебных записок на премирование и депремирование сотрудников читайте тут);
  • о списании техники, оборудования и прочего (более детально об оформлении служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и иного читайте в этом материале).

Как начать?

Свободное изложение темы вовсе не означает, что стиль написания служебной записки должен отличаться от других деловых бумаг. Именно деловым стилем совершается переписка на горизонтальном уровне.

Чтобы правильно написать служебное письмо по образцу формы, необходимо придерживаться следующих правил:

  1. В шапке, на самой верхней строке служебной записки пишется имя автора (в левом верхнем углу) и адресата – правее. Нужно указать не только должность получателя, но и фамилию и инициалы. Например: «Начальнику службы безопасности ООО «Кристалл» Лионову П.П.».
  2. Следующая строка – название документа с кратким изложением сути написанного: «Служебная записка о переносе рабочего дня с 6.01.2016 на 10.01.2016».
  3. Затем следуют дата отправки сообщения, которая прописывается арабскими цифрами, например, 25.05.2015 или сочетанием букв и цифр – 25 мая 2015 года.
  4. Суть проблемы раскрывается в тексте: «К вашему сведению предоставляю график работы…» или обращение другими словами с целью описания возникшей ситуации.
  5. Предложения адресанта по разрешению возникшего вопроса содержатся в нижеследующем абзаце: «Предлагаю …» или «Считаю целесообразным изменить график…».

Заключают документ данные автора, например, «Начальник отдела кадров Васильева А.С.» и ставится ее подпись.

Типичные ошибки

Ведение деловой переписки предполагает выполнение определенных грамматических норм и требований этикета. При составлении внутренних служебных записок стандартного управленческого документооборота в компании, организации должно исключать их написание с типичными ошибками.

К таковым возможно отнести следующие:

  • использование сокращенной формы слова вместо полной;
  • наличие грамматических, стилистических, лексических и пунктуационных ошибок;
  • отсутствие всех необходимых для записки реквизитов;
  • в тексте поднимаются несколько вопросов, между собой не связанных;
  • составление неоправданного очень длинного (на 2–3 листа) или короткого обращения;
  • нарушение структуры оформления служебной записки;
  • применение фонового рисунка для служебного бланка;
  • перегруз содержания аббревиатурами и пр.

Грамотно составленные служебные записки обеспечивают эффективность и оперативность принятия управленческих решений.

Как оформить?

Составить официальную деловую бумагу можно как в письменном, так и в электронном виде. При написании первой разновидности необходимо использовать описанные выше правила.

Читать еще:  Резидентное парковочное разрешение что это такое

Применительно к служебке, ее вариант в электронном виде нужно писать аналогично составленному письменно вручную.

Исключением будут два пункта:

  • адресат не указывается, ввиду того, что получателем будет тот пользователь, на чей электронный адрес была отправлена записка;
  • идентификация отправителя тоже происходит благодаря реквизитам электронного адреса должностного лица, отправившего документ. Подпись адресанта тоже может проставляться в автоматическом режиме.

Отправив электронную версию документа нужно запросить подтверждение его получения, что при определенных обстоятельствах сможет доказать время отправки.

Пример написания

Бухгалтерия Начальнику подразделения информационных технологий ООО «ЦНБТИ»

о необходимости ремонта компьютера

01.10.2016 №4 г. Пушкино

Ставлю вас в известность, что в последние две недели в компьютере, закрепленном за бухгалтером по начислению заработной платы Тимченко Людмилой Петровной, систематически происходят сбои в его работе. Компьютер находится в эксплуатации с 20 марта 2013 года и один раз подвергся ремонту.

В связи с изложенными фактами прошу произвести его ремонт, либо заменить на аналогичный.

Заместитель главного бухгалтера Вивдич Д. И.

Подобнее о том, когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу,читайте тут.

Скачать пример написание служебной записки можно далее.

Что делать, если письмо заполнено неправильно?

Результативность управленческого воздействия служебной записки будет зависеть от того, насколько точно соблюдены нормы закона и стандарта когда составляли документ. Несоблюдение правил не только не принесет желаемого эффекта, но и отрицательно скажется на имидже компании, организации.

Деловая бумага выполнит свое назначение, если содержание написанного тщательно осмыслено, а языковые требования будут соответствовать принятым нормам. В противном случае адресат проигнорирует послание, даже не уведомив работника. Рабочее время будет потеряно непродуктивно, согласованность между структурными подразделениями компании нарушена.

Служебная записка, используемая внутри компании, организации в качестве средства коммуникации, широко применяется в том случае, когда решение проблемы зависит от руководителя другого подразделения. Намного облегчит составление документа разработанная на предприятии инструкция с ее оформления.

dtpstory.ru

Основные требования Служебная записка призвана решать оперативные вопросы в сфере управления, при этом в нее включаются лишь те из них, которые не могут быть решены устно. Вторая особенность документа – его содержание может стать обоснованием для принятия важного решения в сфере управления, но может быть исключительно принято к сведению. Служебная записка может быть объяснительного характера или в виде жалобы на сотрудника. Независимо от вида служебной записки ее реквизитами должны быть:

  • название объекта управления, составившего документ;
  • дата составления;
  • название адресата – объекта, которому документ направляется;
  • его наименование, т. е.

Служебная записка: общие правила составления

  • Нормативы регулирования законности документа
  • По ГОСТу
  • Основные требования
  • Какое должно быть содержание?
  • Как начать?
  • Типичные ошибки
  • Как оформить?
  • Пример написания
  • Что делать, если письмо заполнено неправильно?

Нормативы регулирования законности документа Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной. Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года. Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2016 года под №104.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Служебной записки, грамотно составленной, вполне достаточно, чтобы решить производственный вопрос. Документ должен содержать следующие сведения:

  • кому адресована служебная записка;
  • в чём её суть, обоснование, ссылка на законы, нормы, указания;
  • приложения — если есть;
  • кем подписана — руководитель подразделения, имеющий право подписи внутренних документов;
  • кем составлена — исполнитель, непосредственно составивший образец служебной записки;
  • регистрационный номер документа и дата его отправки адресату.

Как правило, служебные составляются по количеству адресатов в оригиналах плюс один экземпляр для отправителя. Если адресатов много, то они перечисляются в порядке иерархии в правой половине листа.

Служебная записка: пример написания. как пишется служебная записка: образец

Несоблюдение правил не только не принесет желаемого эффекта, но и отрицательно скажется на имидже компании, организации. Деловая бумага выполнит свое назначение, если содержание написанного тщательно осмыслено, а языковые требования будут соответствовать принятым нормам. В противном случае адресат проигнорирует послание, даже не уведомив работника.
Рабочее время будет потеряно непродуктивно, согласованность между структурными подразделениями компании нарушена. Служебная записка, используемая внутри компании, организации в качестве средства коммуникации, широко применяется в том случае, когда решение проблемы зависит от руководителя другого подразделения. Намного облегчит составление документа разработанная на предприятии инструкция с ее оформления.

Пишем служебную записку по правилам и образцу

Как доказать, что такое нарушение вообще было, и в чём оно состояло? Разумеется, при помощи письменных источников: резолюций, внутренней переписки, письменных поручений и других подобных записей. Возможны случаи, когда нужно сделать заявку или довести до сведения всех сотрудников важную информацию. Это можно сделать при помощи служебной записки. То есть образец служебной записки может пригодиться по самым различным вопросам деятельности предприятия:

  • трудовым;
  • договорным;
  • административно-управленческим;
  • дисциплинарным;
  • административно-хозяйственным;
  • профсоюзным;
  • информационным.

И этот перечень — не исчерпывающий.

Обязательные реквизиты Служебная записка — это, прежде всего, документ, а потому и составляться она должна с соблюдением правил делового документооборота, ориентируясь на образец.

Служебная записка. образец написания

Крупные корпорации со множеством подразделений неизбежно сталкиваются с вопросом внутреннего документооборота. В продвинутых компаниях такая процедура компьютеризирована, в более скромном варианте это переписка на бумагоносителях. И всё же нормы делового письма остаются одинаковыми для любого формата.


Как правило, такой документ называется служебной запиской. По каким случаям составляют служебную записку Взаимоотношения между подразделениями — дело щепетильное и требующее порой письменного оформления. Предположим, над проектом совместно работают сотрудники нескольких территориально удалённых подразделений.
Чтобы обмениваться достоверной информацией, телефона мало, необходимы письменные источники. Или же другой, менее приятный вариант: нужно привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение должностных обязанностей.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Мне нечего добавить к устным заверениям о моей непричастности к произошедшему неприятному событию. С недоумением узнал о случившемся и подозрениях о моей возможной причастности к случившемуся. Готов предоставить убедительные доказательства и свидетельские показания о том, что не имею никакого отношения к инциденту.


Факты, изложенные в жалобе вызывают мое возмущение.

Как правильно переписываться с коллегами: образец служебной записки

На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показанийПисьмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848;

  • объяснительная записка может пригодиться:

    Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения….»

    Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

    Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.

    Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

    О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

    Нюансы и особенности оформления деловой корреспонденции

    Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

    Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

    Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

    • данные о составителе и получателе документа;
    • краткое изложение сути вопроса;
    • подпись исполнителя и дата обращения.

    С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

    В каких ситуациях составляется служебная записка

    Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

    Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

    Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

    Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

    1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
    2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
    3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
    4. Для повышения эффективности труда.

    С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

    Какие виды служебных записок бывают

    Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

    1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
    2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
    3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

    Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

    Кто может стать автором «служебки»

    Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

    В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

    Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

    Заключение

    Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.

    При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.

    Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях

    «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 5

    Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях

    Служебная и докладная записки

    Рассмотрим возможные ошибки, которые допускают в служебной (см. пример 1) и докладной записках (см. пример 2).

    Служба ДОУ Финансовому директору

    ООО «Флагман» А.В. Королеву

    6 марта 2006 г. N 37

    О выдаче денежных средств

    В связи с проведением празднования международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей, которые пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда.

    Секретарь Семенова И.П. Семенова

    В примере 1 обращают на себя внимание две ошибки.

    Первая — это неоправданное употребление оборота «двадцать тысяч рублей, которые пойдут. «. Фраза «деньги пойдут на что-либо» больше свойственна разговорной речи и нежелательна в тексте документа. Поэтому нужно следить, чтобы в документы не «закрались» слова разговорной речи, и, наоборот, чтобы наша повседневная речь не изобиловала документальными штампами.

    Вторая ошибка записки — несогласованность в построении словосочетаний «пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда». Правильно данная мысль звучала бы так, как это показано в продолжениях 1 — 2 примера 1. И, конечно, слово «Международный» в наименовании женского дня как праздника пишется с прописной буквы. Если название праздника пишется не полностью — 8 Марта — то название месяца следует писать с заглавной буквы. С учетом сделанных замечаний соответствующий фрагмент служебной записки может выглядеть так, как показано в продолжении 3 примера 1.

    Продолжение 1 примера 1. Деньги будут использованы на приобретение подарков и на организацию обеда.

    Продолжение 2 примера 1. Деньги будут использованы для приобретения подарков и для организации обеда.

    Продолжение 3 примера 1. В связи с проведением празднования Международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей для приобретения подарков и проведения праздничного обеда.

    Служба главного инженера Директору ЗАО «ВИКСАН»

    21 марта 2006 г. N 39

    О нарушении трудовой дисциплины

    Сообщаю, что 20 марта 2006 г. сварщик А.С. Петрунин вышел на работу в нетрезвом состоянии. Во время перекура он сидел рядом с механиком В.П. Руденко, куртка которого была пропитана бензином. Когда А.С. Петрунин закурил, вследствие его неосторожных движений искры от папиросы попали на куртку В.П. Руденко, в результате чего она загорелась. Большая половина ее сгорела, в результате чего В.П. Руденко получил ожоги и был доставлен в больницу.

    Инженер по технике безопасности Краснов И.П. Краснов

    Проанализируем ошибки, допущенные в примере 2. В данной докладной записке имеют место две ошибки. Замена слова «куртка» на местоимение «она» в последнем предложении приводит к неясности, кто или что сгорело. Кроме того, «половина» не может быть «большей» или «меньшей», т.к. половины всегда равны, поэтому в данном случае оправданным является употребление слова «часть».

    Особое внимание хотелось бы обратить на правильность составления заявлений, поскольку ошибки в данном документе встречаются наиболее часто. Рассмотрим образец заявления (пример 3).

    Директору автобазы N 2

    от водителя I класса

    Прошу Вас освободить меня на время от работы на дальних рейсах в связи с необходимостью лечения в поликлинике. Медицинская справка прилагается.

    20 марта 2006 г. Никифоров Л.Н. Никифоров

    В данном случае имеют место и ошибки в оформлении заявления, и ошибки в его содержании. В заголовке заявления, а также разного рода записок и других документов не пишется предлог «от», т.е. заявление не от водителя, а водителя.

    Ошибки же в содержании самого заявления следующие. Первое предложение документа оказалось очень громоздким из-за именных групп (словосочетаний с именами существительными или прилагательными), которые следуют одна за другой: «на время», «работа на дальних рейсах», «в связи с необходимостью», «лечения в поликлинике». У любого языка есть особенность — он стремится к экономии своих языковых средств, потому лингвисты и выдвигают требование: пишите и говорите проще. Ведь фразу «в связи с необходимостью лечения в поликлинике» вполне можно упростить. Для сравнения рассмотрим правильный образец данного заявления.

    Продолжение 1 примера 3.

    Директору автобазы N 2

    водителя I класса

    Прошу Вас временно освободить меня от работы на дальних рейсах в связи с лечением в поликлинике. Медицинская справка прилагается.

    20 марта 2006 г. Никифоров Л.Н. Никифоров

    Ошибки в фамилиях

    Множество ошибок встречается и в склонении фамилий. В качестве образца рассмотрим фрагмент одной из доверенностей (см. пример 4).

    Я, Лидия Анатольевна Шевчук, доверяю моему мужу Ивану Сергеевичу Шевчук получить мою зарплату за первую половину апреля 2006 г.

    В данном случае фамилия «Шевчук», если она указывает на лицо мужского пола, склоняется, поэтому следует писать «Ивану Сергеевичу Шевчуку». То же касается и всех иноязычных фамилий (см. пример 5).

    Елене Гринберг, но Анатолию Гринбергу

    Если же фамилия заканчивается на «о» или «ич», то независимо от того, носит эту фамилию мужчина или женщина, она не склоняется (см. пример 6).

    Оксане Короленко и Максиму Короленко

    Светлане Вашкевич и Виктору Вашкевич

    Обратите внимание на написание таких фамилий во множественном числе. Правильное написание продемонстрировано в примере 7, неправильное в примере 8.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector