Принципы создания архива

Принципы создания архива

Общие принципы работы архиваторов

С того момента, как информация стала переводиться в электронную форму, возникла новая и достаточно сложная проблема. С одной стороны, манипулирование электронными данными стало значительно удобнее и быстрее. Однако, в то же время, достигнутый эффект оказался обманчивым. Выиграв в самом начале, технология породила процесс почти неконтролируемого роста объема электронных файлов. Причем увеличился размер не только операционной системы или пользовательских приложений, создаваемые этими программами рабочие файлы также выросли.
Кроме того, в той или иной электронной форме появились и получили широкое распространение иллюстрации, фотографии, музыкальные композиции, кинофильмы, чертежи, компьютерные игры и многое другое. Достаточно быстро эта информация не только заняла некогда освободившиеся объемы, но и превысила их. Так, согласно практическим наблюдениям, жесткий диск емкостью порядка двух с половиной мегабайт полностью заполняется примерно за шесть-восемь месяцев обычной эксплуатации. Для решения этой проблемы были созданы специализированные программы для упаковки данных. Эти программы получили наименование архиваторов.

Принцип работы архиватора, во всяком случае в теории, достаточно прост. Если детально рассмотреть любой файл чего бы то ни было, то можно обнаружить, что он состоит из некоторого набора нолей и единиц. Их количество и взаимное расположение зависит от того, что это за файл, однако битовая последовательность может быть рассмотрена и с точки зрения комбинаторики. Предположим, есть некоторый фрагмент данных:

Независимо от того, кто и для чего его применяет, в фрагменте наблюдается определенная закономерность. Последовательность «110» повторяется четыре раза подряд. Таким образом появляется возможность заменить вышеуказанный фрагмент следующей последовательностью:

Где под ключом обозначается участок 110, а символ повтора означает, что на его месте должен находиться тот ключ, что и в предыдущем. Если условно сказать, что повтор обозначается как 1, то исходный фрагмент преобразуется в:

В результате из последовательности длиной двенадцать бит получается последовательность в шесть бит. То есть применение алгоритма кодирования позволило сжать исходный файл в два раза.

Естественно, в упакованном виде такой файл не может быть использован той программой, которая его создала. Однако это решает проблему хранения данных, в то время, когда надобность в них отпадает. Особенно при резервном копировании, так как за счет сжатия становится возможным гораздо эффективнее использовать имеющееся дисковое пространство персонального компьютера или объем картриджей других систем долговременного хранения электронной информации. Так как программа архивации и разархивации (в последнее время они объединяются в единый модуль) сама по себе занимает достаточно мало места (обычно не более одного мегабайта), то ее размером можно пренебречь.

Собственно говоря, архиваторы уже достаточно давно получили широкое распространение. В частности, даже в операционную систему Microsoft Windows встроен модуль DriveSpice, принцип работы которого основан на динамическом применении алгоритмов сжатия в процессе функционирования самой операционной системы. В случае его установки и активизации Microsoft Windows, при каждом обращении к жесткому диску, он будет упаковывать данные перед операцией записи и распаковывать их при операции чтения. Так как DriveSpice совершенно прозрачен для пользовательских приложений, то его использование как бы увеличивает емкость имеющихся магнитных носителей.

Однако средствами DriveSpice полностью решить проблему эффективного сжатия данных невозможно. Прежде всего потому, что эта утилита значительно уступает специализированным программам данной области по одному из самых важных параметров — плотности упаковки. Иными словами, один и тот же объем одних и тех же неупакованных файлов различными архиваторами сжимается в разной степени. Эта разница может достигать пятидесяти процентов, что более чем значительно.

Различия в плотности упаковки являются прямым следствием разной эффективности использованных математических алгоритмов анализа исходного файла и последующего определения ключей кодирования. Проблема заключается в том, что алгоритм должен не только найти закономерности в потоке бит, но и выделить все возможные варианты исходя из подхода к выбору минимальной длины ключа. Если в приведенном выше примере в качестве ключа взять один бит, то, вместо уплотнения, архиватор, наоборот, создаст архив большего размера. В то же время, ключ объемом в шесть бит также может быть использован для кодирования, ибо эта последовательность дважды повторяется в указанном примере. Таким образом, пример может быть представлен как:

Читать еще:  Прмер иска в суд на моральный вред при смерти в дтп отца

Однако его длина составляет семь бит, что на единицу больше, чем в первом варианте кодирования. Специализированные программы-архиваторы основываются на более совершенных алгоритмах, поэтому они работают эффективнее.

Вторым, после плотности упаковки, важнейшим показателем эффективности архиватора является время упаковки или распаковки. Действительно, какой прок в высокоэффективной программе сжатия, если результат ее работы появится через несколько лет? Так как первые архиваторы значительно различались между собой и по плотности и по времени упаковки, то в эпоху DOS вокруг их показателей кипели жаркие споры. Однако достаточно быстро стало ясно, что любой, даже самый эффективный алгоритм, чрезвычайно сильно зависит от того, какие данные он будет упаковывать. Текстовые файлы сжимаются значительно сильнее, чем, например, фотография или музыкальная запись. На самом деле текст состоит из весьма ограниченного количества символов. Так, русский текст формируется из тридцати двух букв алфавита и небольшого числа специальных символов, типа запятой, тире и так далее. Пробел между словами также может быть представлен как специальный символ. Следовательно, все многообразие слов любого произведения может быть заменено не более чем шестьюдесятью четырьмя кодовыми знаками. В случае кодирования музыки или графики степень упорядочения данных на несколько порядков меньше, стало быть резко снижается и возможность вычленить среди них подобные участки равной длины. Таким образом один и тот же алгоритм может достичь разных результатов при обработке разных данных.

По мере совершенствования алгоритмов сжатия среди всего многообразия применявшихся программ-архиваторов сформировался своего рода топ-лист лидеров de facto. Среди них оказались архиваторы ZIP, RAR, ARJ и некоторые другие. Так как операционная система Microsoft Windows 95 поддерживала так называемый DOS-режим, то до некоторого времени было возможно использовать в среде Windows программы, созданные только для DOS. Однако их эксплуатация была связана с некоторыми серьезными неудобствами. В частности, DOS-приложения не поддерживали длинные имена файлов, а также имена, содержащие символы кириллицы. Кроме того, постоянная необходимость «выходить в DOS» для обращения к архиву также не могла доставить удовольствие пользователям Windows.

Все это вместе взятое инициализировало создание архиваторов и для новой операционной системы фирмы Microsoft. Естественно, что в самую первую очередь для Microsoft Windows были переработаны лидирующие архиваторы ввиду их широкого распространения среди пользователей. Далее мы рассмотрим две из них, пользующиеся наибольшей популярностью: WinZIP и WinRAR 95.

Достаточно бессмысленно определять, какая из них является самой лучшей. Во-первых, различия в эффективности их применения сколько-нибудь заметно проявляются лишь при архивации очень больших объемов, порядка нескольких сотен мегабайт, однородных файлов. В реальных условиях подобное происходит крайне редко. Гораздо чаще архивации подвергаются разнородные данные, что в значительной мере нивелирует преимущества и недостатки использованных математических и программных алгоритмов. Может возникнуть мысль, что целесообразно иметь несколько архиваторов для разных типов данных. Однако практически такое еще менее удобно, так как перед обращением к данным приходится еще определять, каким инструментом это делать, и проводить предварительную сортировку файлов.

Если просуммировать все эти обстоятельства, то при выборе архиватора прежде всего следует руководствоваться следующими критериями:

a) Какой тип архивов уже существует в рамках той рабочей группы, в которой вам предстоит взаимодействовать. Если речь идет о выборе архиватора для личного использования, то этот критерий отпадает.

b) Какие объемы предполагается сжимать. Если единовременный набор файлов велик или если впоследствии архивы будут переноситься между компьютерами любым другим способом, кроме локальной вычислительной сети, то целесообразно выяснить, поддерживает ли конкретный архиватор такую опцию, как создание большого архива в виде нескольких томов малого объема. Обычно, если такая опция поддерживается, то в интерфейс программы уже заранее встроена возможность создания томов размера, кратного наиболее популярным носителям данных, например трехдюймовой дискете емкостью 1,44 Мб.

c) Какой тип данных среди архивируемой информации преобладает. Если более трех четвертей состоит из однородных данных, то желательно выбирать архиватор, чьи преимущества в этом случае проявляются более всего. Определенное отставание в остальных случаях на общем фоне окажется практически незаметным.

И последним элементом, по которому нелишне оценить архиватор перед выбором, это удобство его интерфейса. В конце концов, именно вам придется постоянно общаться с этой программой. Если это окажется слишком обременительным или чрезвычайно многоходовым, то скорее всего вы достаточно скоро откажетесь от него и будете вынуждены потратить достаточно много времени на перекодирование всех ранее созданных архивов.
Продолжение следует

Читать еще:  Решение мировго суда сроки вступления в законную силу

Правила архивирования документов в организации

Каждая компания в процессе функционирования вынуждена подготавливать огромное количество документов. Они имеют отношение к выбранному режиму налогообложения, наемным работникам или сотрудничеству с основными контрагентами. Чтобы каждый сотрудник предприятия смог найти нужную документацию, требуется ее грамотное и структурированное хранение. Многие документы должны находиться в фирме больше 75 лет, так как они содержат информацию о сотрудниках предприятия. Поэтому требуется грамотное архивирование документов в организации. Если компания является крупной, то целесообразно создавать собственный полноценный архив. Но в мелких организациях бумаги хранятся просто в отдельном шкафу.

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.

Нюансы создания архива

В крупных компаниях образуется во время ведения деятельности огромное количество документов, поэтому они хранятся в отдельном помещении, называемом архивом. Он представлен отдельным структурным подразделением, а также во время его создания издается руководством специальное Положение, являющееся локальным нормативным актом фирмы.

Именно в этом Положении приводятся основные правила архивирования документов в организации, а также указывается ответственность должностных лиц, занимающихся данным процессом, за разные выявляемые нарушения.

Правила процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

  • документация передается в архив только по описи;
  • если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
  • каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
  • если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

  • первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
  • при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
  • производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
  • ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
  • производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
  • разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
  • если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
  • на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
  • формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
  • делаются каталоги дел, распределенных по типу;
  • все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Особенности составления номенклатуры

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.

Читать еще:  Цены на штраф за двойную сплошную

При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

  • индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
  • наименование дела;
  • число бумаг, хранящихся в папке;
  • срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
  • разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

Правила издания «Положения об архиве»

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:

  • указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
  • приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
  • перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
  • вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
  • указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.

Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.

Требования к архиву

В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:

  • помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
  • в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
  • размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
  • устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
  • между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
  • длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
  • дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.

В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.

Как правильно подготавливаются дела?

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

  • первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
  • производится описание документов и непосредственного дела;
  • проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
  • при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Нюансы работы с запросами

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.

Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.

Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.

Заключение

Многие документы, создаваемые в процессе работы компании, должны храниться в течение длительного периода времени. Для создания оптимальных условий создается в фирме архив, представленный отдельным структурным подразделением. Дополнительно назначается ответственное лицо, занимающееся приемкой документацией в архив. Этот же специалист реагирует на запросы других работников и руководителей.

При архивировании документации должны учитываться некоторые правила и требования, позволяющие грамотно структурировать бумаги, а также обеспечивать им идеальные условия хранения.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector