Содержание

Реестр передачи приказов в бухгалтерию

Реестр приказов

РЕГЛАМЕНТ Документооборота между бухгалтерией головного офиса и региональными подразделениями компании.

I. В БУХГАЛТЕРИЮ ИЗ РЕГИОНАЛЬНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

1.Счета для оплаты от поставщиков услуг и ТМЦ передаются по электронной почте на адрес info@avtokart-neft.ru или по факсу после детальной проверки руководителем регионального подразделения . Контроль за оплатой счетов возлагается на руководителя регионального подразделения. Оплата за оказанные услуги и поставленные товары в региональное подразделение осуществляется только по безналичному расчету после согласования с генеральным директором счета на оплату.

2. По всем поставкам ТМЦ и оказанным услугам должны быть договора с приложенными копиями уставных документов , свидетельств о постановке на налоговый учет и регистрации , выписок из ЕГРЮЛ .

Оригиналы счетов-фактур, счетов, актов ,накладных и договоров с приложениями от поставщиков услуг и ТМЦ руководитель регионального подразделения должен передать в бухгалтерию головного офиса до седьмого числа месяца , следующего за месяцем , в котором были оформлены вышеуказанные документы с описью с таким расчетом , чтобы документы уже были в бухгалтерии до вышеуказанной даты. Акты по выполненным работам и оказанным услугам за месяц должны быть от последнего числа отчетного месяца.

Обратить внимание на оформление документов :

А)должен быть правильно указан юридический адрес ООО «Авто Карт нефть», ИНН и КПП ,

Б) в случае авансового платежа в счет-фактуре обязательно должна быть заполнена строка к платежно-расчетному документу,

В) в ТОРГ-12 должны стоять подписи и расшифровки подписей в строках отпуск разрешил, главный бухгалтер , отпуск груза произвел , груз принял, груз получил , печать поставщика и получателя .В акте должны стоять подписи Исполнителя и заказчика, а также печати. В счет-фактуре подписи руководителя и главного бухгалтера.

Г. В счет-фактуре помимо полного наименования поставщика должно быть и сокращенное наименование.

3. ТОРГ-12 и доверенности от покупателей руководитель регионального подразделения передает в бухгалтерию головного офиса до 25 числа месяца , следующего за отчетным с описью.

Обратить внимание на оформление документов:

А) В ТОРГ-12 должны стоять подписи груз принял, груз получил , расшифровки подписей и должности лиц ,подписавших ее . Если подписывает руководитель предприятия , то на ТОРГ-12 ставится печать . Если подписывает иное уполномоченное лицо компании , то обязательна доверенность и в ТОРГ-12 заполнение строки по доверенности № от числа, выданной кем, кому. Покупатель должен ставить дату , соответствующую дате выдачи ТОРГ-12.

Б) При оформлении доверенности обратить внимание на дату действия доверенности ( должна быть с первое по последнее число месяца в котором осуществлялись заправки отчетного месяца), должны стоять подписи лица , получившего доверенность, соответствующей подписи в ТОРГ-12 ; подпись руководителя организации и главного бухгалтера с расшифровками. В табличной части в столбце материальные ценности указывается номенклатура , в столбце единица измерения –литраж , в столбце количество -прописью количество литров.

4. Ежедневно руководитель регионального подразделения пересылает по электронной почте на адрес KRACNOCTANOVA@BK.RU оформленные ПКО отдельно по всем контрагентам с учетом секции пробитого кассового чека, не нумеруя его, а также копию Z-отчета. По каждой сумме пробитых чеков высылается информация в произвольной форме о количестве и номенклатуре реализованного товара и наименовании контрагента.

5. Оригиналы Z-отчетов и ксерокопии листов журнала кассира-операциониста высылаются в бухгалтерию головного офиса ежемесячно до 10 числа месяца , следующего за отчетным вместе с квитанциями банка о сдаче наличных денежных средств. При сдаче наличных денежных средств в банк в течении 1 рабочего дня в бухгалтерию головного офиса по электронной почте KRACNOCTANOVA@BK.RU высылаются скан-копии квитанций .

6. Ежемесячно руководитель регионального подразделения составляет таблицу по расчету прибыли и в срок до 15 числа месяца , следующего за отчетным высылает в бухгалтерию головного офиса на электронную почту KRACNOCTANOVA@BK.RU или KLEVERMAR@MAIL.RU .

7. Ежедекадно руководитель регионального подразделения составляет список действующих договоров и контрактов и передает по электронной почте по адресу KRACNOCTANOVA@BK.RU в бухгалтерию головного офиса.

II. ИЗ БУХГАЛТЕРИИ В РЕГИОНАЛЬНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

1. Сформированные счета-фактуры и ТОРГ-12 передаются в региональные подразделения по электронной почте в формате PDF. Руководитель регионального подразделения подписывает эти документы , ставит круглую печать и штампик с надписью по доверенности № и число. Затем передает покупателю.

2. Текущие счета для покупателей формируются бухгалтерией головного офиса на основании письменной просьбы , переданной по электронной почте на адрес : KRACNOCTANOVA@BK.RU c четким изложением суммы и причины выставления счета. Сформированный счет передается аналогично счетам-фактурам и ТОРГ-12 по электронной почте в региональное подразделение. Также подписывается и передается покупателю.

3. Еженедельно региональный представитель получает список дебиторской задолженности по покупателям своего региона ( контракты и договора) на электронную почту от бухгалтерии головного офиса. На основании этого он контролирует погашение задолженности и составляет отчет о планируемых датах и суммах погашения долга. В случае неплатежеспособности должника руководитель регионального офиса информирует об этом генерального директора компании.

1. Лимит остатка операционной кассы подразделения не должен превышать лимита установленного для каждого регионального подразделения главным бухгалтером компании.

2. Денежные средства в подотчет сотрудникам регионального подразделения выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера и (или) генерального директора компании.

>Регламент предоставления документов в бухгалтерию для сотрудников образец

Приказ о предоставлении нарядов и табелей

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

о предоставлении бригадных нарядов, табелей учета рабочего времени, отчета о расходе материалов (форма М 29)

от «___» ______________ 2009 г. № ___

В целях обеспечения своевременного учета рабочего времени, выполненных работ для начисления заработной платы, а так же расхода материалов,

2. В срок до 05 числа месяца, следующего за отчетным, производителям работ и другим материально ответственным лицам предоставлять в бухгалтерию отчеты о расходе материалов (форма М 29).

Ответственные – материально ответственные лица, получающие и расходующие материалы. Срок – постоянно.

4. К лицам, допустившим нарушение применять меры, предусмотренные статьей 192 Трудового кодекса Российской Федерации, а порядок применения мер в статье 193 Трудового кодекса Российской Федерации.

С настоящим приказом ознакомить заинтересованных лиц.

Контроль выполнения приказа возложить на заместителя руководителя по производству Калину Е.Д., начальника отдела кадров Пригожина Б.А.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ПРИКАЗОМ

________________ N _______________ Об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными работниками структурных подразделений организации В целях организации документооборота организации, оптимизации сроков прохождения первичных документов и отчетности в организации, 1. Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению.

3. Контроль за соблюдением сроков представления и правильностью оформления предоставляемых в бухгалтерию ответственными лицами документов возложить на _____________________________.

Реестр передачи документов образец бланк

Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван зафиксировать факт перехода документации от одного сотрудника другому.

Это могут быть договоры фирмы, учредительные документы, кадровые или бухгалтерские, любые другие документы, для внутреннего использования и для внешнего, необходимые при взаимодействии с другой организацией.

Порядок составления акта передачи документов

Для порядка и возможного контроля документацию следует передавать, используя акт приема-передачи, который так же можно назвать реестром, который должен содержать следующие данные:

  • название документа;
  • место и дата его составления;
  • наименование юридического лица;
  • полное имя составителя самого акта
  • полное имя лица, которому переходят документы, а также наименовании его компании, если это не внутренний документ;
  • непосредственно перечень документов;
  • указание их регистрационного номера;
  • подпись лица и печать компании при необходимости.

Правила передачи документов

Для его создания нет определенной формы, поэтому его составление не вызывает особых трудностей. Изготавливается в двух экземплярах, по числу сторон.

Главное его достоинство состоит в том, в случае возникновения спорной ситуации, такой документ позволит доказать факт перехода документов. Принимающая сторона должна внимательно изучить и сверить фактическое наличие с указанным в описи, и уже удостоверившись в правильности информации, подписываться под ней.

В случае такой необходимости может быть дана оценка дел, комментарии к проводимой процедуре для отражения объективности, тогда это включают в текст акта. Когда список документов слишком велик, его обычно оформляют приложением к акту.

Если речь идет о внутренних документах, то причиной передачи документов может быть перевод сотрудника на другую должность или его увольнение. Кроме того, документы, подающиеся в государственные органы, так же подлежат описи, на один экземпляр ставится пометка о дате получения и входящий номер.

В современном мире все чаще используется информация на электронном носителе, но тем не менее бумажное делопроизводство практикуется повсеместно. Иногда с использованием компьютером для ведения таких отчетов, где специальная программа содержит информацию о месте нахождении документации, какому лицу передана и в какой отдел.

Кроме того, последний этап «жизни» всех документов в любой компании — это размещение их в архиве. Для передачи дел в архив организации так же необходимо составить их опись, для чего так же используется акт передачи документов.

Ниже расположен типовой бланк и образец реестра передачи документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Реестр передачи приказов в бухгалтерию

Другими словами, необходимо производить раздельное хранение этой документации. Это связано с тем, что период хранения документации связанной с административными задачами — 5 лет. Тогда как документы по основной деятельности должны сохраняться постоянно. Журнал регистрации относится к категории документов предназначенных исключительно для внутреннего пользования. Этот документ не может быть передан работникам любых других подразделений без предварительного приказа руководителя. Процедура ознакомления с журналом регистрации происходит исключительно в присутствии лица, которое отвечает за его оформление. К тому же, журналы регулярно должны предоставляться руководителю отдела. Это нужно для проведения проверки принимаемых решений, а также для оценки кадровой работы отдела. В период оформления, журнал регистрации хранится у лица, которое отвечает за его ведение.

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

Отсюда следует, что ведение регистрационных журналов является обязательным. Как насчёт электронной формы? В законодательстве отсутствуют положения по обязательному ведению журналов на бумажном носителе, в том числе с особыми условиями его оформления.

Под особыми условиями подразумевается нумерация, удостоверение печатью, прошивание журналов. По этой причине допускается ведение журнала регистрации в электронном виде.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

  • руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо подписывает приказы;
  • служба делопроизводства регистрирует приказы в пределах документопотоков и календарного года, формирует оригиналы приказов в дела в соответствии с их сроками хранения (соответствующие заголовки отражены в номенклатуре дел);
  • все заинтересованные подразделения и сотрудники получают от службы делопроизводства копии приказов на исполнение или для руководства в работе (либо доступ к электронным копиям приказов в СЭД).

Копии приказов обычно хранятся до минования надобности, но в качестве документированных оснований для совершения соответствующей бухгалтерской проводки копии приказов по административно-хозяйственной деятельности могут формироваться в бухгалтерские документы дня и храниться минимум в течение 5 лет или до завершения проверки (ревизии).

Читать еще:  Проводки по продаже финансовых вложений

Журнал передачи документов

Приказы по основной деятельности обычно нумеруются порядковым номером, а кадровые – номером и буквой. Например, номер может выглядеть как «Приказ №2 -л/с» или «Приказ №2-к».
Для документов с разным сроком хранения придумайте разные обозначения. Например, краткосрочные можно помечать как кадровые, а длительные – как по личному составу.


3

Журнал регистрации приказов

Ведение кадровой документации, прежде всего, подразумевает большую ответственность. Наряду с этим сбор, анализ и регистрация документации приказного характера, требует повышенной концентрации и строгого соблюдения закона. Журналы, относящиеся к кадровой работе, являются по своей сути фундаментом всего кадрового делопроизводства. В связи с этим обозначенные журналы могут быть предметом системных проверок со стороны разных контролирующих органов. Кроме того, правильное оформление кадровой документации, оказывает прямое влияние на ее юридическую значимость, а также персонально касается каждого сотрудника организации. Можно сказать, что до тех пор, пока документ не пройдет надлежащую регистрацию, он фактически не существует.
Слово законодательства Как правило, кадровые работники оформляют несколько разных журналов, в которых проводят регистрацию приказов разных видов.

Первичные учетные документы: документооборот в бухгалтерии

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста.Инспектор по кадрам должен передавать приказы по личному составу в бухгалтерию: вторые экземпляры оригиналов или заверенные инспектором по кадрам же копии (в этом случае должен быть приказ или доверенность на обязанность инспектора по кадрам заверять копии документов) или просто копии не заверенные ни кем.Заранее спасибо за ответ. Поделиться с друзьями Ответить с цитированием Вверх ▲

  • 27.01.2008, 15:38 #2 Это может регламентироваться только порядком внутреннего документооборота.Может, и не вовсе не должен ничего передавать. Ответить с цитированием Вверх ▲
  • 27.01.2008, 16:21 #3 Может, и не вовсе не должен ничего передавать. А каким образом тогда бухгалтер узнает о приеме, увольнении, отпуске, командировке и т.п.? Я и спрашиваю, как более правильно, чтоб это приказом утвердить.

Главная — Документы Что такое документооборот и зачем он нужен За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.д. Но большинство организаций используют именно график документооборота (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105). Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010.
Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно.

Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировки (Пункт 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены.

Переходим к оформлению. Выбираем способ оформления График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма.

Реестр передачи приказов в бухгалтерию

Внедряем в практику Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать.

Реестр передачи документов в бухгалтерию

  • — приказы;
  • — журнал учета;
  • — инструкция по кадровому делопроизводству;
  • — 2 или 3 скоросшивателя.

Инструкция 1 Форма регистрации приказов жестко не регламентирована законодательством. Существует типовая инструкция, изданная Росархивом 27 ноября 2000 года, где указано, что нумерация приказов по личному составу и основной деятельности должна вестись раздельно в пределах календарного года. Если вы работаете в небольшой фирме, где секретарь выполняет и работу делопроизводителя – заведите 3 скоросшивателя и 3 журнала регистрации. 2 Составьте инструкцию по делопроизводству. Она может состоять всего из нескольких пунктов. Укажите, какие приказы должны храниться 5 лет, а какие – 75. Напишите, на какие массивы делятся приказы по вашему предприятию и как вы решили их обозначать.

Реестр передачи документов в бухгалтерию образец

ПРИКАЗ В целях организации рационального документооборотаПРИКАЗЫВАЮ:1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.2.

Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

Обмен опытомКосничева Лариса Александровна, главный бухгалтер ООО «ММ Индастри»»Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии.

Что такое реестр документов, правила оформления и ведения

Что такое реестр документов — это перечень документации, подлежащей хранению. Он используется во всех организациях и компаниях, в которых ведется делопроизводство с бумагами.

Понятие и определение

Реестр позволяет отсортировать бумаги по категориям и при необходимости получать к ним доступ в максимально короткие сроки. Среди задач реестра можно выделить хранение, учет и передачу или выдачу по требованию.

Журнал ведет один или несколько сотрудников компании. Ответственные лица определяются вышестоящим руководством. Помимо ведения реестра, у сотрудника могут быть другие обязанности.

Правовое регулирование

Существует ряд законодательных актов, осуществляющих регулирование реестра. Среди них выделяют постановление «О порядке ведения реестра договоров» и закон «О реестре». В них указаны правила и регламентация, как осуществлять оформление и хранение, а также составление журнала документации.

При создании нужно обращать внимание на регламентирующие законодательные акты. В них подробно указано, какие документы включаются, какая информация остается общедоступной, как осуществляется ведение.

Также в правовых актах находится информация о порядке ее внесения и исправлении ошибок. Ответственные лица должны подробно знакомиться с правовым регулированием учета, чтобы при ведении не возникало сложностей.

Для чего необходим

Назначение реестра крайне простое — упрощение работы, как следствие, повышение эффективности компании.

При использовании реестра решаются следующие задачи:

  • ускоряется работа с документацией
  • упрощается поиск необходимого соглашения или постановления
  • хранится подробный отчет о каждой бумаге (дата подписания, наименование)
  • осуществляется выдача по запросу одного из сотрудников

Журнал реестра ведется в письменном или электронном виде. Последний вариант позволяет дополнительно упростить создание и ведение учета. Для ведения письменного варианта не требуется технологических приспособлений в виде компьютера.

В таблице указывается поверхностная информация о наименовании, дате подписания, условиях, продолжительности действия и других параметрах документа. В некоторых случаях не требуется изучать оригинал договора или постановления, достаточно информации, указанной в реестре.

Ведение журнала в 1С, смотрите на видео:

Подготовка бумаг к учету и составлению реестра

Подготовка включает в себя выполнение следующих действий:

  • сортировку документации по категориям
  • формирование папок для хранения в хронологическом порядке
  • создание таблицы (реестра) в письменном или электронном виде

Документы сортируются по категориям. Это означает, что различные договора собираются в одну стопку, бумаги о расходах — в другую. Сортировка происходит, исходя из типа бумаги. Распорядительные бумаги (постановления, распоряжения и приказы) сортируются в отдельную категорию, исходя из авторства.

Формирование папок выполняется в хронологическом порядке. Каждой папке присваивается уникальный инвентарный номер. После этого осуществляется опись. Собранные бумаги хранятся в архиве, к которому при необходимости можно будет получить доступ.

Реестр составляется на основе собранных и отсортированных бумаг. В нем создается таблица, в которой указывается информация о наименовании бумаги, содержании и дате подписания. Информация о содержании и наименовании позволяет не искать документ в архиве, если нужны только поверхностные данные.

Правила оформления реестра

Во время оформления журнала нужно соблюдать следующие правила:

  • при заполнении разными людьми в последней графе указывается, кем внесена правка
  • технические ошибки в реестре устраняются только по поручению вышестоящего руководства
  • при исправлении неточных данных пишется письменное заявление с информацией о виде ошибки и лице, допустившим ее

При оформлении реестра в письменном виде ответственное лицо ставит не только свою подпись, но и именную печать. Во многих компаниях журнал ведется в электронном виде. Это позволяет быстрее находить информацию о документах и вести учет бумаг.

В организации одновременно может использоваться реестр и в письменном, и в электронном виде. Такой вариант помогает избежать потери информации при выходе из строя компьютера или сервера.

Конкретные рекомендации по оформлению даются индивидуально. При ведении реестра с договорами требуется указывать в таблице не только наименование и содержание, но сумму и срок документа, а также информацию о сторонах, заключивших соглашение.

Особенности некоторых типов на видео:

Правила ведения

Ответственное лицо или подразделение во время ведения реестра должно осуществлять проверку документации, присваивать бумагам уникальный инвентарный номер, вносить новую информацию.

По запросу сотрудников, которые обладают доступом, подразделение выдает либо информацию, либо оригинал документа на определенный срок. Данные о том, кто брал бумагу и когда ее вернули назад, должны указываться в таблице.

Вся документация, занесенная в реестр, хранится в безопасном месте с надлежащими условиями. В архиве папки располагаются в хронологическом порядке и по номеру.

При ведении могут возникать ошибки и опечатки. Чтобы не допустить их, необходимо сверять данные при заполнении и отображать только актуальную информацию. Если бумага меняет свой статус, вносятся правки. Исправление или корректировка данных в электронном реестре не требует много времени.

Содержание и структура

Реестр представляет собой таблицу с несколькими разделами, среди которых выделяют:

  • содержание, в котором указывается основная информация о типе и ключевых моментах бумаги
  • уникальный инвентарный номер, который указывается рядом с каждой бумагой и позволяет при необходимости легко отыскать ее
  • дату внесения в реестр

Количество информации о документации в журнале зависит от целей и задач компании. Оформление и ведение подробной таблицы требует больше времени и сил сотрудников. При размещении в таблице бумаги о реализации товаров и услуг указывают следующую информацию: дату создания, номер, вид операции, наименование организации и контрагента, сумму и валюту, в которой осуществлялся расчет. По желанию руководства в разделе содержания указываются какие-либо нюансы или пометки о конкретном документе.

Структура реестра может давать информацию о статусе бумаги. Например, если речь идет о договоре, то отображается информация о его состоянии (согласовывается или уже согласован). Также указывается информация об ответственных лицах за тот или иной договор. За счет доступа к реестру можно узнать статус бумаги, которая находится на подписании.

Особенности составления реестра для передачи бумаг

Если планируется передача документации, то требуется составление акта передачи.

Также для отслеживания переданных бумаг составляется соответствующий реестр. Документация может передаваться клиентам, государственным органам, а также сотрудникам внутри организации.

При составлении журнала передачи в него включается информация из акта приема-передачи бумаги. В акте указывается следующая информация:

  • наименование бумаги
  • дата, место создания и номер
  • перечень передаваемой документации
  • наименование сторон акта
  • подписи и печати ответственных лиц

Стоит отметить, что при помощи одного акта может осуществляться передача нескольких бумаг. При составлении журнала используются общие принципы. Если все сделано правильно, удается отслеживать историю перемещения документации, тем самым снижая вероятность потери. В случае если бумага будет утеряна, можно легко найти ответственное лицо.

Преимущества применения

Среди преимуществ применения выделяют:

  • экономию времени
  • повышение эффективности работы организации

Реестр рекомендуется вести всем компаниям независимо от размера и сферы деятельности. За долгие годы работы накапливается много бумаг, договоров, постановлений и распоряжений.

Надзорные органы могут потребовать старую документацию, которую при ненадлежащем хранении будет очень сложно найти. При ведении реестра бумага быстро обнаруживается по уникальному номеру.

Читать еще:  Приказ о сроках выплаты заработной платы образец 2019

Ведение учета — необязательное требование, однако без него становится сложно работать и выполнять поиск по запросу. Отсутствие бумаги никак не преследуется законом. Чтобы получить все преимущества учета, требуется правильно осуществлять оформление и ведение. При желании можно обратиться за помощью к удаленным специалистам, которые займутся созданием журнала в компании. В большинстве случаев ведение осуществляется работниками компаниями, чья деятельность связана с документооборотом.

К чему приводит неучтенная документация

Если не ведется учет бумаг, то высока вероятность их потери.

Журнал допустимо не использовать на начальных этапах развития компании. Как только документации станет слишком много, ее нужно отсортировать по категориям и поместить в соответствующие папки.

Реестр в электронном виде

Для ведения журнала в электронном виде рекомендуется использовать специализированные программы. Популярным решением считается применение утилиты «Юрайт: договоры». С ее помощью удается создать журнал договоров и других бумаг.

Также вести учет можно при помощи предустановленных на компьютере офисных приложений. Составить таблицу можно в Microsoft Excel. Среди преимуществ этой программы выделяют доступность и простоту. Однако при групповой работе часто возникают трудности, появляются ошибки ручного ввода и искажаются данные. На начальном этапе Excel станет отличным решением и позволит обучиться навыкам ведения реестра.

Среди преимуществ электронного формата выделяют:

  • простоту в работе (пользоваться сможет даже начинающий)
  • быстрый поиск по категориям
  • простоту в корректировке данных и изменении статуса бумаг

Для работы требуется приобретать только лицензионные программы.

Во-первых, при использовании лицензии не возникнет никаких проблем с законодательством. Во-вторых, лицензионное ПО обладает более широким функционалом и регулярно обновляется. При обновлениях устраняются недочеты и появляются новые возможности.

Ведение журнала документации — относительно простая процедура, которая позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников в компании. Организации, в которых отсутствует учет бумаг, сталкиваются с большими сложностями при запросах со стороны налоговой и других государственных учреждений, а также при делопроизводстве внутри компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Реестр передачи приказов в бухгалтерию

Многие страховые организации имеют обособленные структурные подразделения, где функционирует бухгалтерская служба. Увольнение бухгалтера может вызвать сбой в работе не только филиала, но и головной организации. Чтобы минимизировать возможные негативные последствия, страховщик должен организовать передачу дел, даже если на момент увольнения прежнего бухгалтера ему не найдена замена. Упростить процедуру передачи дел и проконтролировать ее поможет регламентация действий страховщика. Действующее законодательство не прописывает проведение какихлибо процедур при увольнении главного бухгалтера организации, и тем более бухгалтера филиала.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел

В процессе ведения делопроизводства могут возникать ситуации, когда необходимо провести передачу документов. Значит необходимо составить акт приема-передачи документов образец как всегда приводится в статье.

Данный акт служит целям снятия ответственности с принимающего дела сотрудника, а так же позволяют достоверно оценить положение дел в определенный момент времени. Причиной чаще всего могут служить увольнение или перевод на другую должность ответственного за отдельное направление работы сотрудника, реорганизация или ликвидация подразделения, или любая иная практическая необходимость. Прежде всего, необходимо узнать определен ли нормативными документами порядок передачи и непосредственно сама форма акта.

Если нет таковых большинство , то оформляйте в произвольной форме акт на основании приведенного здесь образца. Для пользы дела и добавления уверенности рекомендую прочтение статьи Как составить акт , чтобы получить представление об обязательных реквизитах акта.

Акт приема-передачи документов — образец составлен в произвольной форме. Начальник отдела кадров Жеребцова В. В процессе приема-передачи документов установлено: … перечисляют все факты, требующие фиксации в акте, в т. Очень часто порядок приема-передачи документов в нормативно-правовых актах не находит отражения. Тогда следуйте общему сложившемуся порядку. Основанием процедуры передачи документов обычно служит приказ о назначении состава комиссии , который в свою очередь часто может быть составлен на основании приказа по личному составу о назначении, переводе, увольнении работника или обусловлен иной практической необходимостью.

В комиссию следует включать не менее трех человек. Перечень передаваемых дел удобно оформлять в виде таблицы как на образце. Таблица так же заполняется в произвольной форме изменяйте как хотите , тем не менее, из нее должен быть понятен состав документов. Если требуется передать ограниченное количество документов, то таблицу можно изменить по такому образцу:. В процессе приема-передачи документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами проверяют: наличие отсутствие необходимых документов, правильность их составления, формирование дел , в случае необходимости дают общую оценку положения дел.

Все эти данные в виде связного текста включают в акт в необходимом объеме, чтобы объективно отразить ситуацию. В то же время допускается ограничиться одной таблицей с перечислением передаваемых документов без каких-либо дополнительных пояснений. Большие массивы документов принято оформлять в виде приложений. Так они не будут ухудшать восприятие основного содержания акта. Поскольку приложения являются неотъемлемой частью акта, все перечисленные документы будут считаться включенными в него.

Думаю, что изложено достаточно информации для составления акта приема-передачи документов образец этот подойдет для передачи любых документов во многих ситуациях.

Возможно для вас окажется также полезным делом ознакомление с образцом акта при смене ответственного за архив. Я работаю с года архивистом.

Что мне необходимо: потребовать новый акт на данный период времени, где брать эти номера и нужны ли мне эти акты? Попробуйте посмотреть в журнале регистрации внутренних документов или отдельно актов , если таковой имеется. Если же акты не регистрировались, то номера актов и даты за год Вы уже не восстановите. Если есть сдаточные описи структурных подразделений, то акты Вам и не нужны. Уточните, пожалуйста, применим ли описанный в статье порядок приема-передачи документов при ликвидации отдела компании и передаче его функций другому отделу?

Есть ли какие-то особенности? Конечно, порядок приема-передачи документов и форма акта вполне могут быть применены в Вашем случае. В акте надо указать причину основание передачи документов и название отделов. Добрый день! Скажите, пожалуйста, акты передачи обязательно оформлять с комиссией? Где потом хранить эти акты, в отдельной папке и нужно ли эту папку включать в номенклатуру? Акт — это документ, составляемый группой лиц, преимущественно комиссией. Акты можно формировать в отдельное дело, можно включать в другое дело по принадлежности.

Например, акт приема-передачи документов архива можно включить в дело фонда. Все дела, ведущиеся в делопроизводстве, включаются в номенклатуру дел. Спасибо огромное за ответы.

Очень выручаете! Хотела уточнить по поводу включения папки с актами в номенклатуру. Нам сказали, что в номенклатуру организации включаются дела в соответствии с номенклатурой типовой.

И если папки нет в типовой ном. Что вы думаете по этому поводу? И еще. У нас есть папка с уведомлениями работников о прекращении трудового договора и начале отпуска. Такую папку тоже включить в номенклатуру? Еще раз спасибо за ответы. Я устраиваюсь на работу архивариусом в банк.

Мне сказали составить акт приема-передач документов. Описи есть только за г. До этого в архиве никто не работал. Помогите как правильно составить акт приёма передач документов. Боюсь ошибиться, ведь большая ответственность.

За основу надо взять порядок приема-передачи документов при смене руководителя архива, изложенный в п. Но перед приемом дел надо обязательно провести проверку наличия и состояния документов. По поводу описей. Если сводная опись дел составлялась только за год, то, скорее всего, есть сдаточные описи. В кредитных организациях документы в архив просто так не передаются.

Обычно структурные подразделения составляют сдаточные описи. Проверьте, возможно, они есть в структурных подразделениях. Подскажите, как будет правильней указать причину в акте приема-передачи в данном случае? Хотелось бы уточнить в данном случае достаточно будет только акта-передачи штампа или еще в дополнение необходим приказ?

Приказы издаются по усмотрению руководства. В данном случае приказ уместен, можно издать распоряжение. Подскажите, пожалуйста, как передать документы журналы , если работник, которому необходимо передать является членом комиссии? Это не имеет значения. Главное, укажите в акте все документы, а также от кого и кому они передаются. Поэтому хочет передать герб. Если да, то тогда на ком она должна числится?

Исходя из этого, 3-ю гербовую печать вашей организации логичнее передать руководителю отдела делопроизводства. Передайте по приказу, причину передачи в данном случае можно не указывать. Если в организации разработана и утверждена инструкция по использованию печатей и штампов, где определены места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями, порядок пользования печатями, то подобных разногласий не возникает.

Эта инструкция содержит также форму журнала учета печатей и штампов. Ведение такого журнала исключает необходимость составления акта при передаче печатей от одного должностного лица другому. Объясните, пожалуйста, почему ведение такого журнала исключает необходимость составления акта при передаче печатей от одного должностного лица другому? Это как тогда оформлять? Поясняю ещё раз. Если в организации утверждена Инструкция по использованию печатей и штампов, где определены места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями, порядок пользования печатями, а также разработана форма журнала учета печатей и штампов, то акт приема-передачи печатей, а также приказ оформлять не надо.

Посмотрите форму журнала. Там всё фиксируется: оттиск печати, наименование должностей, ФИО ответственных, их подписи и пр. Если такой порядок в организации не установлен, то прием-передачу печатей и штампов можно оформить актом. Вот такая ситуация: когда устраивалась на работу, предыдущий кадровик был уволен и отсутствовал в городе.

В связи с этим акта передачи-приема документов не было. Сейчас обнаружила, что некоторых очень важных документов нет. У некоторых бывших работников не сформированы личные дела, в том числе отсутствуют трудовые договора и многие другие важные документы. Как снять в этой ситуации с себя ответственность перед проверкой? При поступлении на работу Вам надо было настаивать на составлении акта приема-передачи документов даже в отсутствие Вашего предшественника. В таких случаях создается комиссия.

В сложившейся ситуации остается только написать докладную записку на имя руководителя, перечислив отсутствующие дела и документы. При этом составляются описи дел, и все проходит при участии ликвидационной комиссии, которая определяет текущее состояние дел И кто должен входить в комиссию?

Вы приводите старые правила, которые отменены с года. В приложении 23 есть форма акта приема-передачи документов. Можно воспользоваться этой формой. Состав комиссии определяется руководством. Обычно в комиссию входят главный бухгалтер, кадровик, работники делопроизводственной и архивной службы.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — образец

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:. К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете.

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.

Как оформить реестр передаваемых документов

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:. Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе учредительные документы. На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов , образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:. Скачать образец описи переданных документов. Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, то есть сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа оригинал-копия , кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи. Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel скачать бланк описи переданных документов.

Читать еще:  Прошивка договора образец

Опись и учет передачи документов

В процессе ведения делопроизводства могут возникать ситуации, когда необходимо провести передачу документов. Значит необходимо составить акт приема-передачи документов образец как всегда приводится в статье. Данный акт служит целям снятия ответственности с принимающего дела сотрудника, а так же позволяют достоверно оценить положение дел в определенный момент времени. Причиной чаще всего могут служить увольнение или перевод на другую должность ответственного за отдельное направление работы сотрудника, реорганизация или ликвидация подразделения, или любая иная практическая необходимость. Прежде всего, необходимо узнать определен ли нормативными документами порядок передачи и непосредственно сама форма акта.

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс. Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Содержание страницы Особенности увольнения главного бухгалтера На чем построить увольнение? Как передать дела в новые руки Образец акта приема-передачи дел. В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций — это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми.

Каждая организация обязана вести внутренний документооборот, состоящий из входящей корреспонденции, заключенных договоров, документов кадрового учета и отчетностей для проверяющих орга н ов. Каждый из вышеперечисленных актов должен тщательно проверяться. Рассматриваемый процесс систематизируется при помощи различных видов описей документов. В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец описи документов для передачи другой организации и контролирующим органам. Опись внутренней документации компании позволяет систематизировать и классифицировать различные сведения, с целью обеспечения оперативного поиска нужных актов, бланков и бумаг.

Реестр приказов

РЕГЛАМЕНТ Документооборота между бухгалтерией головного офиса и региональными подразделениями компании.

I. В БУХГАЛТЕРИЮ ИЗ РЕГИОНАЛЬНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

1.Счета для оплаты от поставщиков услуг и ТМЦ передаются по электронной почте на адрес info@avtokart-neft.ru или по факсу после детальной проверки руководителем регионального подразделения . Контроль за оплатой счетов возлагается на руководителя регионального подразделения. Оплата за оказанные услуги и поставленные товары в региональное подразделение осуществляется только по безналичному расчету после согласования с генеральным директором счета на оплату.

2. По всем поставкам ТМЦ и оказанным услугам должны быть договора с приложенными копиями уставных документов , свидетельств о постановке на налоговый учет и регистрации , выписок из ЕГРЮЛ .

Оригиналы счетов-фактур, счетов, актов ,накладных и договоров с приложениями от поставщиков услуг и ТМЦ руководитель регионального подразделения должен передать в бухгалтерию головного офиса до седьмого числа месяца , следующего за месяцем , в котором были оформлены вышеуказанные документы с описью с таким расчетом , чтобы документы уже были в бухгалтерии до вышеуказанной даты. Акты по выполненным работам и оказанным услугам за месяц должны быть от последнего числа отчетного месяца.

Обратить внимание на оформление документов :

А)должен быть правильно указан юридический адрес ООО «Авто Карт нефть», ИНН и КПП ,

Б) в случае авансового платежа в счет-фактуре обязательно должна быть заполнена строка к платежно-расчетному документу,

В) в ТОРГ-12 должны стоять подписи и расшифровки подписей в строках отпуск разрешил, главный бухгалтер , отпуск груза произвел , груз принял, груз получил , печать поставщика и получателя .В акте должны стоять подписи Исполнителя и заказчика, а также печати. В счет-фактуре подписи руководителя и главного бухгалтера.

Г. В счет-фактуре помимо полного наименования поставщика должно быть и сокращенное наименование.

3. ТОРГ-12 и доверенности от покупателей руководитель регионального подразделения передает в бухгалтерию головного офиса до 25 числа месяца , следующего за отчетным с описью.

Обратить внимание на оформление документов:

А) В ТОРГ-12 должны стоять подписи груз принял, груз получил , расшифровки подписей и должности лиц ,подписавших ее . Если подписывает руководитель предприятия , то на ТОРГ-12 ставится печать . Если подписывает иное уполномоченное лицо компании , то обязательна доверенность и в ТОРГ-12 заполнение строки по доверенности № от числа, выданной кем, кому. Покупатель должен ставить дату , соответствующую дате выдачи ТОРГ-12.

Б) При оформлении доверенности обратить внимание на дату действия доверенности ( должна быть с первое по последнее число месяца в котором осуществлялись заправки отчетного месяца), должны стоять подписи лица , получившего доверенность, соответствующей подписи в ТОРГ-12 ; подпись руководителя организации и главного бухгалтера с расшифровками. В табличной части в столбце материальные ценности указывается номенклатура , в столбце единица измерения –литраж , в столбце количество -прописью количество литров.

4. Ежедневно руководитель регионального подразделения пересылает по электронной почте на адрес KRACNOCTANOVA@BK.RU оформленные ПКО отдельно по всем контрагентам с учетом секции пробитого кассового чека, не нумеруя его, а также копию Z-отчета. По каждой сумме пробитых чеков высылается информация в произвольной форме о количестве и номенклатуре реализованного товара и наименовании контрагента.

5. Оригиналы Z-отчетов и ксерокопии листов журнала кассира-операциониста высылаются в бухгалтерию головного офиса ежемесячно до 10 числа месяца , следующего за отчетным вместе с квитанциями банка о сдаче наличных денежных средств. При сдаче наличных денежных средств в банк в течении 1 рабочего дня в бухгалтерию головного офиса по электронной почте KRACNOCTANOVA@BK.RU высылаются скан-копии квитанций .

6. Ежемесячно руководитель регионального подразделения составляет таблицу по расчету прибыли и в срок до 15 числа месяца , следующего за отчетным высылает в бухгалтерию головного офиса на электронную почту KRACNOCTANOVA@BK.RU или KLEVERMAR@MAIL.RU .

7. Ежедекадно руководитель регионального подразделения составляет список действующих договоров и контрактов и передает по электронной почте по адресу KRACNOCTANOVA@BK.RU в бухгалтерию головного офиса.

II. ИЗ БУХГАЛТЕРИИ В РЕГИОНАЛЬНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

1. Сформированные счета-фактуры и ТОРГ-12 передаются в региональные подразделения по электронной почте в формате PDF. Руководитель регионального подразделения подписывает эти документы , ставит круглую печать и штампик с надписью по доверенности № и число. Затем передает покупателю.

2. Текущие счета для покупателей формируются бухгалтерией головного офиса на основании письменной просьбы , переданной по электронной почте на адрес : KRACNOCTANOVA@BK.RU c четким изложением суммы и причины выставления счета. Сформированный счет передается аналогично счетам-фактурам и ТОРГ-12 по электронной почте в региональное подразделение. Также подписывается и передается покупателю.

3. Еженедельно региональный представитель получает список дебиторской задолженности по покупателям своего региона ( контракты и договора) на электронную почту от бухгалтерии головного офиса. На основании этого он контролирует погашение задолженности и составляет отчет о планируемых датах и суммах погашения долга. В случае неплатежеспособности должника руководитель регионального офиса информирует об этом генерального директора компании.

1. Лимит остатка операционной кассы подразделения не должен превышать лимита установленного для каждого регионального подразделения главным бухгалтером компании.

2. Денежные средства в подотчет сотрудникам регионального подразделения выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера и (или) генерального директора компании.

>Регламент предоставления документов в бухгалтерию для сотрудников образец

Приказ о предоставлении нарядов и табелей

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

о предоставлении бригадных нарядов, табелей учета рабочего времени, отчета о расходе материалов (форма М 29)

от «___» ______________ 2009 г. № ___

В целях обеспечения своевременного учета рабочего времени, выполненных работ для начисления заработной платы, а так же расхода материалов,

2. В срок до 05 числа месяца, следующего за отчетным, производителям работ и другим материально ответственным лицам предоставлять в бухгалтерию отчеты о расходе материалов (форма М 29).

Ответственные – материально ответственные лица, получающие и расходующие материалы. Срок – постоянно.

4. К лицам, допустившим нарушение применять меры, предусмотренные статьей 192 Трудового кодекса Российской Федерации, а порядок применения мер в статье 193 Трудового кодекса Российской Федерации.

С настоящим приказом ознакомить заинтересованных лиц.

Контроль выполнения приказа возложить на заместителя руководителя по производству Калину Е.Д., начальника отдела кадров Пригожина Б.А.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ПРИКАЗОМ

________________ N _______________ Об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными работниками структурных подразделений организации В целях организации документооборота организации, оптимизации сроков прохождения первичных документов и отчетности в организации, 1. Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению.

3. Контроль за соблюдением сроков представления и правильностью оформления предоставляемых в бухгалтерию ответственными лицами документов возложить на _____________________________.

Реестр передачи документов образец бланк

Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван зафиксировать факт перехода документации от одного сотрудника другому.

Это могут быть договоры фирмы, учредительные документы, кадровые или бухгалтерские, любые другие документы, для внутреннего использования и для внешнего, необходимые при взаимодействии с другой организацией.

Порядок составления акта передачи документов

Для порядка и возможного контроля документацию следует передавать, используя акт приема-передачи, который так же можно назвать реестром, который должен содержать следующие данные:

  • название документа;
  • место и дата его составления;
  • наименование юридического лица;
  • полное имя составителя самого акта
  • полное имя лица, которому переходят документы, а также наименовании его компании, если это не внутренний документ;
  • непосредственно перечень документов;
  • указание их регистрационного номера;
  • подпись лица и печать компании при необходимости.

Правила передачи документов

Для его создания нет определенной формы, поэтому его составление не вызывает особых трудностей. Изготавливается в двух экземплярах, по числу сторон.

Главное его достоинство состоит в том, в случае возникновения спорной ситуации, такой документ позволит доказать факт перехода документов. Принимающая сторона должна внимательно изучить и сверить фактическое наличие с указанным в описи, и уже удостоверившись в правильности информации, подписываться под ней.

В случае такой необходимости может быть дана оценка дел, комментарии к проводимой процедуре для отражения объективности, тогда это включают в текст акта. Когда список документов слишком велик, его обычно оформляют приложением к акту.

Если речь идет о внутренних документах, то причиной передачи документов может быть перевод сотрудника на другую должность или его увольнение. Кроме того, документы, подающиеся в государственные органы, так же подлежат описи, на один экземпляр ставится пометка о дате получения и входящий номер.

В современном мире все чаще используется информация на электронном носителе, но тем не менее бумажное делопроизводство практикуется повсеместно. Иногда с использованием компьютером для ведения таких отчетов, где специальная программа содержит информацию о месте нахождении документации, какому лицу передана и в какой отдел.

Кроме того, последний этап «жизни» всех документов в любой компании — это размещение их в архиве. Для передачи дел в архив организации так же необходимо составить их опись, для чего так же используется акт передачи документов.

Ниже расположен типовой бланк и образец реестра передачи документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector