Секретарь руководителя должностные обязанности и требования к квалификации

Секретарь руководителя

Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Комментарии к должности

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Секретарь руководителя» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция секретаря руководителя, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.

Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).

Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря руководителя играет роль приложения к трудовому договору. Это правовой документ, в котором определен спектр рабочих параметров специалиста: от его должностных обязанностей до прав, которыми он обладает. Все это требует от работодателя тщательного подхода к корректности формулировок и точности содержания инструкции.

Образец должностной инструкции секретаря руководителя

1. Общие положения

  1. Секретарь руководителя нанимается на должность и освобождается от неё директором организации.
  2. Секретарь руководителя находится в его оперативном подчинении.
  3. Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим квалификационным признакам:
    • высшее образование;
    • опыт работы в сфере помощи руководителю от 1 года;
    • знание принципов эксплуатации оргтехники и соответствующего программного обеспечения;
    • владение навыками стенографии;
    • знание английского языка не ниже уровня Advanced.
  4. Во время отсутствия обязанности секретаря возлагаются на ассистента руководителя.
  5. Секретарь руководителя обязан знать:
    • действующие в организации правила делопроизводства;
    • правила проведения деловых встреч и переговоров;
    • нормы встреч с зарубежными партнёрами;
    • правила делового этикета;
    • соответствующее программное обеспечение;
    • английский язык на уровне, достаточном для помощи руководителю в общении с зарубежными контрагентами;
    • руководящую структуру организации и её основной кадровый состав;
    • основы стенографии;
    • нормы русского языка на уровне, достаточном для проверки корректности документации;
    • правила использования офисного оборудования;
    • востребованные офисные программы;
    • принципы соблюдения действующих норм безопасности;
    • правила общения со входящими звонками, электронной почтой и бумажной корреспонденцией.
  6. Секретарь руководителя в своей работе руководствуется:
    • актуальными нормами и законами;
    • документами организации;
    • разделами данной инструкции.

На секретаря руководителя возлагаются следующие обязанности:

  1. Помощь руководителю в ведении деловых встреч и переговоров, в том числе с иностранными партнерами.
  2. Взаимодействие с секретарями других топ-менеджеров по вопросам организации совместных встреч руководителей.
  3. Организация значимых звонков для руководителя.
  4. Помощь для руководителя в ведении деловой переписки.
  5. Выстраивание оптимального рабочего графика руководителя.
  6. Ведение списка посетителей и организация их приема.
  7. Ведение записей в ходе встреч и переговоров, а также составление итогового отчета.
  8. Ведение соответствующей должностной документации.
  9. Донесение до соответствующих сотрудников организации распоряжений руководителя.
  10. Выполнение деловых распоряжений руководителя.
  11. Сбор требуемых руководителем данных у сотрудников организации и их первичная обработка.
  12. Мониторинг ситуации с поддержанием порядка в кабинете руководителя.
  13. Обеспечение кабинета руководителя канцелярскими принадлежностями и необходимыми для его работы вещами.
  14. Сопровождение руководителя в служебных поездках и командировках.

3. Ответственность

Секретарь руководителя может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

  1. За разглашение конфиденциальной информации третьим лицам — в границах, которые обозначены в соответствующих нормах законодательства.
  2. За невыполнение своих должностных обязанностей и другие служебные нарушения — в тех пределах, которые даны в трудовом законодательстве.
  3. За совершенные в ходе выполнения рабочих функций правонарушения — в соответствии с нормами законодательства.

Секретарь руководителя владеет следующим комплексом прав:

  1. Доносит до руководителя информацию о возможностях улучшения рабочих процессов.
  2. Получает для руководителя документы и информацию от других сотрудников организации.
  3. Отслеживает ситуацию с выполнением распоряжений руководителя его подчиненными.
  4. Подписывает деловые документы в сфере своей ответственности.
  5. Замещает руководителя на деловых встречах по его поручению.
  6. Требует от руководства поддержания условий, необходимых для высокоэффективной рабочей деятельности.
  7. Получает премии и льготы в соответствии с правилами организации.

Для чего применяется деловая инструкция

Деловая инструкция используется для разъяснения понятия «трудовая функция», порядок включения которой в трудовой договор закреплен в ст. 57 ТК. Документ позволяет конкретизировать основные атрибуты трудовой деятельности сотрудника.

Для работодателя должностная инструкция дает возможность расписать должностные функции работника, определить его ответственность и права на работе.

Сотруднику документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс, не опасаясь возможной дополнительной нагрузки.

Для обеих сторон это повышает эффективность рабочих процессов и снижает вероятность трудовых споров. Помимо этого, как правовой документ, должностная инструкция может использоваться в трудовых и административных спорах, а также в юридических разбирательствах.

Важно! Есть два подхода в составлении должностной инструкции: «под работника» или «под должность». В первом случае документ составляется в индивидуальном порядке, а во втором — подойдет для любого кандидата на данную позицию.

Читать еще:  Примерная форма должностные инструкции руководителя казенного учреждения

Составление должностной инструкции секретаря руководителя

Сейчас должностная инструкция входит в состав типового пакета трудовой документации у большинства работодателей. Являясь юридически значимым документом, она требует большого внимания к корректности своего оформления и содержания. Хотя форма должностной инструкции и сейчас не определена в трудовом законодательстве, большинство компаний руководствуется определёнными стандартами её составления. Типовая инструкция состоит из 4 частей, расписывающих основные атрибуты любой должности:

Дополнительно компании могут включать и разделы, в которых описаны условия работы, критерии оценки качества работника и основные должностные взаимосвязи. Чем крупнее работодатель и чем больше у него сотрудников, тем популярнее включение данных разделов, которые позволяют подробно расписать дополнительные моменты, избавляя от необходимости личных разъяснений.

Общая часть

В данной части даны требования по квалификации сотрудника, порядке его трудоустройства и другим базовым рабочим аспектам. Большую роль тут играют требуемые от секретаря навыки, которые должны включать стенографию, владение оргтехникой и соответствующими компьютерными программами. В требованиях к навыкам работодатель может опираться на профстандарты, порядок применения которых оговорен в ст. 195.3 ТК. Даже если профстандарт носит рекомендательный характер, то из него можно заимствовать много полезной информации.

Важно! Если список обязанностей руководителя включает встречи с зарубежными партнёрами, а также коммуникацию на иностранном языке (документация, конференции и пр.), то логично в квалификационные требования включить пункт о владении соответствующим иностранным языком.

Данная часть отведена под список должностных обязанностей, которые исполняет сотрудник. Для секретаря этот список типовой, но в него могут включаться и такие пункты, как перевод деловой корреспонденции и помощь руководителю в зарубежных поездках. Функции желательно соотносить со списком навыков, которые даны в предыдущем разделе.

Ответственность

В данной части документа перечислен список случаев, когда сотрудник может быть привлечен к ответственности. Обычно сюда включают 3-4 пункта, отдельно дополняемых для некоторых должностей пунктом об ответственности за раскрытие внутренней информации.

Меры наказания даны в максимально общей форме, так как конкретная ответственность наступает лишь после административных и судебных разбирательств.

Данная часть отведена под описание комплекса прав секретаря. Обычно прав типовые, но могут быть расширены, в связи со спецификой конкретной работы.

После составления текста должностной инструкции её согласовывают с юристами и сотрудниками кадрового подразделения. Далее её содержимое утверждает руководитель организации. На следующем этапе инструкция оформляется как официальный документ и выдается для ознакомления сотруднику. Заключительным этапом введения в действие инструкции является проставление подписей. Обязательны подписи главы организации и самого сотрудника. Необходимость подписей остальных лиц определяется правилами документооборота организации.

Новые квалификационные характеристики секретарей

Автор: Т. Кузнецова
Источник: »Управление персоналом»#2, 2000

В первом номере журнала “Секретарское дело” за этот год в статье “Как составить должностную инструкцию секретаря”, раскрывая методику разработки этого важного организационного документа, указывалось на необходимость положить в основу разработки конкретной должностной инструкции квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих, хотя они и были разработаны более 10 лет назад (переутверждены в 1996 г.) и во многом устарели.

В настоящее время опубликован новый “Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих”. Он разработан Институтом труда и утвержден постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм .

В справочнике в разделе “Общие положения” сделано примечание, в котором указывается, что “под “предприятием” понимаются коммерческие организации, создаваемые в форме хозяйственных товариществ и обществ, в т.ч. открытых и закрытых акционерных обществ, акционерных обществ работников (народных предприятий), производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий” 1 . Такое же понимание будет вкладываться в этот термин и в данной статье.

Назначение справочника сформулировано достаточно четко: “Настоящий Квалификационный справочник должностей руководи-телей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действен-ный механизм разграничения функций, полномочий и ответственнос-ти, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в совре-менных условиях развития рыночных отношений”.

Как следует из введения, справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции которых связаны с установлением и развитием рыночных экономических отношений. Это, например, должность менеджера, аудитора, аукциониста, биржевого маклера, оценщика, брокера, дилера и др.
Что касается должностных характеристик секретарского состава, то кроме ранее существовавших, появилась квалификационная характеристика секретаря руководителя и ученого секретаря.

В справочнике в отличие от предыдущего “Сборника тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих” есть одно очень важное изменение – в нем не указываются разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе “Общие положения” записано, что “ Квалификационные категории по оплате труда специалистов уста-навливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при вы-полнении должностных обязанностей, его ответственность за прини-маемые решения, отношение к работе, эффективность и качество тру-да, а также профессиональные знания, опыт практической деятельно-сти, определяемый стажем работы по специальности, и др.
Таким образом оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности. Это существенное изменение, которое позволяет руководителю оценивать труд работника по конкретным результатам.

Квалификационные характеристики, как и предшествующие, включают три раздела: “Должностные обязанности“, “Должен знать“ и “Требования к квалификации“. Однако название и содержание третьего раздела скорректировано. В предшествующих квалификационных характеристиках этот раздел назывался — «Требования к квалификации по разрядам оплаты» и упор делался на разряд, хотя указывались и требования к образованию, и стажу работы. В новой редакции в разделе “Требования к квалификации” указываются лишь требования к образованию и стажу работы без тарифной сетки.
Но в тех случаях, когда профессия имеет категории, например, стенографистки или машинистки, требования к квалификации даются по каждой категории. Например:

Машинистка. Требования к квалификации.
Машинистка I категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью свыше 200 ударов в минуту.
Машинистка II категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью до 200 ударов в минуту.

Стенографистка. Требования к квалификации.
Стенографистка I категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 110 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.
Стенографистка II категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 85-90 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.
В разделе “Должностные обязанности” по-прежнему “установлены основные тру-довые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обес-печить оптимальную специализацию служащих.

В разделе “Должен знать” содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а так-же знаний законодательных и нормативных правовых актов, положе-ний, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей“ 2 .

Так как функциональные обязанности секретарей и виды выполняемых ими работ устойчивы и фактически не изменились (меняется только технология работы с внедрением средств механизации и автоматизации), то эти разделы в квалификационных характеристиках секретарского состава в новом сборнике по содержанию не изменились, они претерпели лишь незначительную редакционную правку. Новой, как уже отмечалось, является квалификационная характеристика секретаря руководителя. Она рассчитана прежде всего на коммерческие организации, где секретарь один ведет организационное и информационно-документационное обслуживание всей фирмы. В требованиях к квалификации секретаря руководителя, следуя запросам рынка труда, справедливо указана необходимость высшего профессионального образования.

Читать еще:  Снилс где находится в госуслугах

Рассмотрим квалификационную характеристику секретаря руководителя.

Секретарь руководителя. Должностные обязанности.

Современные требования к профессии секретаря

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».

В таблице 1 приведены квалификационные требования к секретарям.

Требования к квалификациям

Стаж работы по специальности

Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе

Без предъявления требований

Без предъявления требований

Не менее 2-х лет

Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе

Без предъявления требований

Однако существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ) (см. табл. 2).

1. Оператор на телефоне

Правила ведения телефонных переговоров

Хорошо владеть речью, пользоваться оргтехникой

2. Секретарь директора

Дополнительно к п. 1 систему делопроизводства, деловой этикет

Дополнительно к п. 1 пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами

Дополнительно к п. 2 область деятельности фирмы, ее руководящего состава

Дополнительно к п. 2 пользоваться информационно-правовыми системами

Дополнительно к п. 3 основы организации труда, экономики и технологии

Дополнительно к п. 3 формировать конструктивные решения, осуществлять контроль исполнения решений, поручений, правил внутреннего распорядка

Дополнительно к п. 4 основы маркетинга, менеджмента, организации производства

Дополнительно к п. 4 организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры, транспорт, связь

Дополнительно к п. 2 иностранный язык, технику устного и письменного переводов

Дополнительно к п. 2 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала

7. Секретарь-референт иностранного представительства

Дополнительно к п. 3 иностранный язык, технику устного и письменного переводов

Дополнительно к п. 3 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

Внутрифирменные профессиональные стандарты

Для определения требований к служащим конкретного предприятия необходимо адаптировать стандарты к конкретным условиям производства.

В последние годы наряду с должностными инструкциями получили распространение внутрифирменные профессиональные стандарты. В отличие от должностной инструкции, которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала.

Таким образом, внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.

Целями внутрифирменного профессионального стандарта являются:

• формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры;

• создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала;

• подтверждение квалификации персонала;

• стимулирование индивидуального профессионального роста работников;

• определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки.

Сертификация качества работы секретаря

В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять «необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников».

Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».

Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.

Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.

Рассмотрим в качестве примера требования и разделы тестирования секретаря директора.

Требования: специальное образование или опыт работы от одного года

· Организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов

· Навыки работы с Word , Excel

· Навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС

· Ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения

· Умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности

· Правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи

По результатам тестирования выдается » Sertifikate — V » на русском и английском языках.

Европейские требования к квалификации секретаря

Европейская ассоциация профессиональных секретарей (EAPS) разработала нормативный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря « , который определяет уровень подготовки и требования к профессиональным и личностным качествам секретарей.

EAPS выделяет четыре профессиональных уровня секретарей, которые можно соотнести с наименованиями должностей секретарей в российской практике (см. табл. 3)

Уровень A
секретарь-машинистка

Уровень B
секретарь

Уровень C
секретарь-референт

Уровень D
руководитель секретариата или офис-менеджер

В последней редакции этого документа был отменен уровень А как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

В отличие от российских нормативных документов EAPS регламентирует не только квалификационные требования и профессиональные навыки, но и личностные качества секретарей, которые во многом определяют эффективность их труда.

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2001.

2. Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 55–57.

3. Григорьев В., Дюзимова Е., Топалян А. Универсальный ключ // Служба кадров. 2001. № 4. С. 15–19.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2019/2020 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях«.

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно — регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Читать еще:  Умышленное причинение вреда здоровья повлекшее смерть

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря руководителя

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя — образец 2019/2020 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector